Quy trình xuất nhập khẩu mất bao lâu?

Luồng xanh có thể thông quan trong vài giờ; luồng đỏ có thể mất 2-3 ngày làm việc hoặc lâu hơn tùy mặt hàng.

Ai được phép khai hải quan?

Chủ hàng tự khai hoặc ủy quyền cho đại lý làm thủ tục hải quan (customs broker) có mã số kinh doanh dịch vụ hải quan.

Không có C/O thì có xuất/nhập khẩu được không?

Được, nhưng hàng sẽ chịu thuế suất thông thường (MFN) thay vì thuế suất ưu đãi FTA.

Quy trình xuất nhập khẩu tại Việt Nam: 5 bước doanh nghiệp cần nắm

Với doanh nghiệp lần đầu xuất nhập khẩu, điều khó nhất không phải là tìm khách hàng hay nhà cung cấp, mà là hiểu đúng trình tự làm việc với cơ quan hải quan. Một bộ hồ sơ thiếu, một mã HS khai sai, hoặc nộp muộn một loại giấy phép đều có thể khiến lô hàng bị giữ lại cảng, phát sinh phí lưu kho không đáng có. Bài viết tổng hợp quy trình chuẩn theo Luật Hải quan 54/2014/QH13 (sửa đổi bởi Luật số 90/2025/QH15, hiệu lực từ 1/7/2025), Nghị định 08/2015/NĐ-CP, Nghị định 59/2018/NĐ-CP và Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC).

Bước 1: Chuẩn bị chứng từ và xác định mã HS

Bộ chứng từ tối thiểu gồm: hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill), và giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu muốn hưởng ưu đãi thuế quan. Với một số mặt hàng, doanh nghiệp còn cần giấy phép chuyên ngành (kiểm dịch, hợp quy, hợp chuẩn...) theo danh mục quản lý của từng bộ, ngành.

Song song đó, doanh nghiệp phải xác định mã HS 8 số theo Thông tư 31/2022/TT-BTC — bước này quyết định thuế suất, có phải xin giấy phép hay không, và có được hưởng ưu đãi FTA hay không.

Bước 2: Khai báo hải quan điện tử qua VNACCS

Doanh nghiệp (hoặc đại lý hải quan được ủy quyền) nhập tờ khai trên Hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan, khai đầy đủ thông tin người xuất/nhập khẩu, hàng hóa, trị giá, mã HS, thuế suất. Cần chữ ký số đã đăng ký với cơ quan hải quan.

Bước 3: Hệ thống phân luồng tờ khai

Ngay sau khi truyền tờ khai thành công, VNACCS tự động phân vào một trong ba luồng, dựa trên mức độ rủi ro (loại hàng, lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp, đối tác...). Doanh nghiệp không tự chọn được luồng.

Luồng xanh: thông quan ngay, không kiểm tra hồ sơ giấy lẫn hàng hóa thực tế.
Luồng vàng: hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy, không kiểm tra thực tế hàng.
Luồng đỏ: kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa thực tế tại cảng/kho — mất nhiều thời gian nhất.

Bước 4: Xuất trình hồ sơ, hàng hóa theo đúng luồng

Với luồng vàng/đỏ, doanh nghiệp nộp bổ sung hồ sơ giấy hoặc phối hợp để cơ quan hải quan kiểm hóa thực tế. Đây là giai đoạn dễ phát sinh vướng mắc nhất nếu chứng từ không khớp giữa tờ khai, invoice và thực tế hàng hóa.

Bước 5: Nộp thuế và thông quan

Sau khi hồ sơ/hàng hóa đạt yêu cầu, doanh nghiệp nộp các loại thuế phát sinh (thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có...) rồi hệ thống xác nhận thông quan. Hàng được giải phóng khỏi cảng/kho ngoại quan.

Những điểm dễ gây chậm trễ trong thực tế

Sai lệch số liệu giữa Invoice – Packing List – Vận đơn; khai sai mã HS dẫn đến bị đưa vào luồng đỏ hoặc bị ấn định thuế; thiếu giấy phép chuyên ngành phát hiện muộn; và C/O không hợp lệ (sai form, hết hạn, thiếu chữ ký) khiến mất ưu đãi thuế quan dù hàng đã thông quan.