Desde la preparación de documentos y la declaración en VNACCS hasta la clasificación por canal verde-amarillo-rojo: el proceso estándar bajo la ley aduanera vigente.
Para una empresa que gestiona importación-exportación por primera vez, lo más difícil no es encontrar clientes o proveedores, sino comprender correctamente la secuencia de trabajo con las autoridades aduaneras. Un documento faltante, un código HS mal declarado o un permiso presentado tarde pueden hacer que un envío quede retenido en el puerto, generando gastos de almacenamiento totalmente evitables. Este artículo resume el proceso estándar bajo la Ley Aduanera 54/2014/QH13 (modificada por la Ley N.° 90/2025/QH15, vigente desde el 1 de julio de 2025), el Decreto 08/2015/NĐ-CP, el Decreto 59/2018/NĐ-CP y la Circular 38/2015/TT-BTC (modificada y complementada por la Circular 39/2018/TT-BTC).
El conjunto mínimo de documentos incluye: el Contrato de Venta, la Factura Comercial, la Lista de Empaque, el Conocimiento de Embarque/Guía Aérea, y un Certificado de Origen (C/O) si se reclama una preferencia arancelaria. Para ciertas mercancías, las empresas también necesitan un permiso especializado (cuarentena, certificación de conformidad, cumplimiento de estándares...) según la lista de gestión del ministerio/sector relevante.
Junto con esto, las empresas deben determinar el código HS de 8 dígitos bajo la Circular 31/2022/TT-BTC; este paso determina el arancel aplicable, si se requiere un permiso y si se aplica una preferencia de TLC.
La empresa (o un agente aduanero autorizado) ingresa la declaración en el sistema automático de despacho VNACCS/VCIS de la Dirección General de Aduanas, declarando completamente la información sobre el exportador/importador, las mercancías, el valor, el código HS y el arancel. Se requiere una firma digital registrada ante la autoridad aduanera.
Inmediatamente después de que la declaración se transmite con éxito, VNACCS la asigna automáticamente a uno de tres canales, según el nivel de riesgo (tipo de mercancía, historial de cumplimiento de la empresa, sus socios...). Las empresas no pueden elegir su propio canal.
Para el canal amarillo/rojo, la empresa presenta documentos en papel adicionales o coopera para que la aduana realice una inspección física. Esta es la etapa más propensa a problemas si los documentos no coinciden entre la declaración, la factura y las mercancías reales.
Una vez que los documentos/mercancías cumplen los requisitos, la empresa paga los aranceles aplicables (arancel de importación, IVA, impuesto especial al consumo si corresponde...), y el sistema confirma entonces el despacho. Las mercancías se liberan del puerto/almacén fiscal.
Datos que no coinciden entre la Factura, la Lista de Empaque y el Conocimiento de Embarque; un código HS mal declarado que provoca la asignación al canal rojo o una reliquidación fiscal; un permiso especializado descubierto faltante demasiado tarde; y un C/O inválido (formulario equivocado, vencido, sin firma) que provoca la pérdida de la preferencia arancelaria incluso después de que las mercancías hayan sido despachadas.
El canal verde puede despacharse en cuestión de horas; el canal rojo puede tomar 2-3 días hábiles o más, según las mercancías.
El dueño de las mercancías puede autodeclarar, o autorizar a un agente aduanero con licencia para gestionar el trámite.
Sí, pero las mercancías quedarán sujetas al arancel normal (nación más favorecida) en lugar del arancel preferencial del TLC.
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